L’out of office è una funzione utile di Outlook che permette di inviare automaticamente un messaggio di risposta quando si è fuori sede o impegnati in altre attività. Per impostare l’out of office su Outlook, è necessario accedere alla sezione “File” e selezionare “Info”. Da qui, è possibile cliccare su “Impostazioni automatiche” e selezionare “Risponditore fuori sede”. Qui si può inserire il messaggio di risposta e impostare le opzioni di tempo e destinatari. Una volta impostato, l’out of office sarà attivo fino a quando non viene disattivato manualmente.
Come impostare Out of Office Outlook online?
Impostare l’out of office su Outlook online è un’operazione semplice e veloce. Segui questi passaggi:
- Accedi al tuo account Outlook online e seleziona la casella di posta.
- Fai clic sull’icona delle impostazioni (l’ingranaggio) nell’angolo in alto a destra della finestra.
- Nel menu a tendina, seleziona “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
- Nella schermata successiva, seleziona “Posta” e quindi “Risposta automatica”.
- Attiva l’interruttore “Invia risposta automatica” per abilitare l’out of office.
- Inserisci il testo del messaggio che vuoi utilizzare come risposta automatica. Puoi personalizzare il messaggio per gli utenti interni ed esterni.
- Imposta il periodo in cui desideri che l’out of office sia attivo, selezionando la data di inizio e fine.
- Fai clic su “Salva” per confermare le modifiche e attivare l’out of office.
Ricorda di disattivare l’out of office quando torni in ufficio, seguendo gli stessi passaggi e disattivando l’interruttore “Invia risposta automatica”.
Cosa scrivere nella risposta automatica Outlook?
Per impostare l’out of office su Outlook, è importante sapere cosa scrivere nella risposta automatica per informare i tuoi contatti della tua assenza.
Ecco i passaggi da seguire per scrivere la risposta automatica in modo chiaro e conciso:
1. Apri Outlook e clicca su “File” nell’angolo in alto a sinistra della schermata.
2. Seleziona “Info” dal menu a sinistra e clicca su “Impostazioni dell’account”.
3. Seleziona l’account per cui vuoi impostare l’out of office e clicca su “Automatic Replies (Out of Office)”.
4. Seleziona “Invia risposta automatica” e scrivi il testo che vuoi utilizzare nella casella “Messaggio interno”.
5. Usa una formattazione HTML per rendere il messaggio più accattivante e facile da leggere. Puoi aggiungere immagini, formattare il testo in grassetto o corsivo, creare elenchi puntati e numerati e altro ancora.
6. Includi informazioni importanti come la data di inizio e fine del tuo periodo di assenza, il motivo per cui sei lontano dall’ufficio e come i contatti possono contattarti in caso di emergenza.
7. Assicurati di inserire un messaggio di ringraziamento per la comprensione e l’attenzione dei tuoi contatti.
Ricorda che la risposta automatica deve essere breve e chiara, quindi evita di aggiungere informazioni non pertinenti o dettagli personali.
8. Infine, salva le impostazioni e assicurati che la risposta automatica sia attivata.
Seguire questi passaggi ti aiuterà a scrivere una risposta automatica efficace che informerà i tuoi contatti della tua assenza in modo chiaro e professionale.
Come scrivere messaggio automatico ferie?
Per impostare un messaggio automatico “fuori sede” su Outlook, segui questi passaggi:
1. Apri Outlook e clicca sulla scheda “File”
2. Seleziona “Info” dal menu a sinistra e clicca su “Impostazioni del fuori sede”
3. Nella finestra pop-up, seleziona “Invia risposta automatica” e inserisci le date di inizio e fine delle tue ferie
4. Scrivi il testo del tuo messaggio nel campo “Messaggio interno” utilizzando la formattazione HTML per personalizzare il design del tuo messaggio
5. Assicurati di includere informazioni importanti come la data di ritorno, il tuo contatto alternativo e la ragione per cui sei fuori sede
6. Clicca su “OK” per salvare le impostazioni e attivare il tuo messaggio automatico
Ricorda di verificare sempre il tuo messaggio automatico prima di attivarlo e di disattivarlo quando torni in ufficio. In questo modo, i tuoi colleghi e clienti saranno sempre informati sulla tua disponibilità e non si sentiranno trascurati.