Inserire un messaggio fuori sede su Outlook significa comunicare ai propri contatti che non saremo disponibili a rispondere alle email per un determinato periodo di tempo. È una funzione molto utile soprattutto quando si è in vacanza o in viaggio di lavoro. In questo modo, chi ci contatta saprà quando potrà aspettarsi una nostra risposta. In questo articolo vedremo come attivare e personalizzare il messaggio fuori sede su Outlook.
Come impostare l’autorizzazione ad assenza su Outlook?
Passaggi per impostare l’autorizzazione ad assenza su Outlook:
Per impostare l’autorizzazione ad assenza su Outlook, segui i seguenti passaggi:
- Apri Outlook e clicca sulla scheda “File” nell’angolo in alto a sinistra della finestra.
- Seleziona “Info” dal menu a sinistra e clicca su “Impostazioni di assenza” nella sezione “Informazioni account”.
- Seleziona l’opzione “Invia automaticamente un messaggio di risposta” e impostare le date di inizio e fine della tua assenza.
- Scrivi il messaggio che vuoi inviare ai mittenti e clicca su “OK” per salvare le impostazioni.
- Se vuoi limitare il messaggio di risposta solo ai mittenti interni dell’organizzazione, seleziona l’opzione “Invia solo in assenza ai mittenti interni”.
- Infine, clicca su “OK” per salvare le impostazioni e attivare l’autorizzazione ad assenza su Outlook.
Con questi semplici passaggi, hai impostato l’autorizzazione ad assenza su Outlook e i tuoi contatti verranno informati della tua indisponibilità.
Ricorda: È importante verificare che le impostazioni di autorizzazione ad assenza siano attivate solo quando sei effettivamente fuori sede. Una volta tornato al lavoro, disattiva l’autorizzazione ad assenza per evitare di perdere eventuali messaggi importanti.
Come impostare un messaggio predefinito in Outlook
Se vuoi impostare un messaggio predefinito in Outlook, segui questi passaggi:
- Apri Outlook e clicca sulla scheda “File”.
- Dal menu a sinistra, seleziona “Opzioni”.
- Nella nuova finestra, scegli “Posta”.
- Scorri fino alla sezione “Scrivi messaggi” e clicca su “Firma e-mail”.
- Seleziona “Nuova” e dai un nome alla tua firma.
- Scrivi il testo del tuo messaggio predefinito nella finestra sottostante.
- Clicca su “OK” per salvare la tua firma e chiudi la finestra delle opzioni.
Adesso il tuo messaggio predefinito è stato impostato. Quando scrivi una nuova email, puoi selezionare la tua firma predefinita cliccando sulla scheda “Firma” nella parte superiore della finestra di composizione dell’email.
È importante ricordare che la tua firma predefinita verrà inserita alla fine dell’email, quindi assicurati di scrivere il resto del messaggio prima di selezionare la firma.
Nota: Questi passaggi sono diversi dalla procedura per inserire un messaggio fuori sede su Outlook.
Come creare un messaggio automatico per le ferie
Per creare un messaggio automatico per le ferie su Outlook, segui i seguenti passaggi:
1. Apri Outlook e clicca sulla scheda “File”.
2. Seleziona “Info” e clicca su “Impostazioni del fuori sede”.
3. Seleziona “Invia risposte automatiche” e imposta le date di inizio e fine del periodo di ferie.
4. Scrivi il messaggio di fuori sede nella sezione “Messaggio interno” utilizzando la formattazione HTML per rendere il messaggio più accattivante.
5. Aggiungi le informazioni importanti come il motivo delle ferie e il contatto di emergenza.
6. Seleziona “Invia solo in questo intervallo di tempo” se vuoi che il messaggio venga inviato solo durante il periodo di ferie.
7. Clicca su “OK” per salvare le impostazioni del messaggio di fuori sede.
Infine, assicurati che la casella di posta sia sincronizzata e attiva la funzione di fuori sede. Ora, quando qualcuno ti invierà un’e-mail durante il periodo di ferie, riceveranno automaticamente il tuo messaggio di fuori sede. Con questi semplici passaggi, puoi creare un messaggio automatico per le ferie su Outlook e goderti le tue vacanze senza preoccupazioni.
Come scrivere un messaggio di risposta automatica fuori sede?
Se sei fuori sede per un periodo di tempo e vuoi informare chi ti contatta tramite email, è importante impostare un messaggio di risposta automatica su Outlook. In questo modo, chi ti scrive sarà a conoscenza del fatto che non sei disponibile e potrà agire di conseguenza. Vediamo insieme i passaggi da seguire per impostare un messaggio di risposta automatica fuori sede su Outlook.
Passaggio 1: Accedi a Outlook
Apri il tuo account di Outlook e accedi alla tua casella di posta elettronica.
Passaggio 2: Seleziona “File”
Nella barra dei menu in alto, seleziona “File”.
Passaggio 3: Seleziona “Info”
Nel menu laterale a sinistra, seleziona “Info”.
Passaggio 4: Seleziona “Risposta automatica fuori sede”
Sotto la sezione “Impostazioni account”, seleziona “Risposta automatica fuori sede”.
Passaggio 5: Seleziona “Invia risposta automatica”
Nella finestra che si apre, seleziona “Invia risposta automatica”.
Passaggio 6: Inserisci il messaggio di risposta automatica
Utilizzando la formattazione HTML, inserisci il messaggio di risposta automatica. Assicurati di includere informazioni importanti come la data del tuo ritorno e un eventuale contatto alternativo. Utilizza testo in grassetto per evidenziare le informazioni principali.
Passaggio 7: Imposta la durata della risposta automatica
Imposta la durata della risposta automatica selezionando le date di inizio e fine. In questo modo il messaggio di risposta automatica si attiverà solo per il periodo di tempo in cui sei fuori sede.
Passaggio 8: Salva le modifiche
Infine, seleziona “OK” per salvare le modifiche e attivare la risposta automatica fuori sede su Outlook.
Ora sei pronto per goderti la tua vacanza o il tuo periodo di assenza, sapendo che chi ti contatta tramite email sarà informato della tua situazione. Ricorda di disattivare la risposta automatica quando tornerai disponibile.