In Teams è possibile inserire lo stato “fuori sede” per indicare ai colleghi che non si è disponibili a rispondere immediatamente alle loro richieste. Questa funzione è particolarmente utile quando si è impegnati in altre attività o si è assenti temporaneamente dalla propria postazione di lavoro. In questo articolo vedremo come inserire lo stato “fuori sede” su Teams, sia dalla versione desktop che da quella mobile.
Come creare una riunione su Teams con esterni?
Se sei alla ricerca di una soluzione per organizzare una riunione su Teams con partecipanti esterni alla tua organizzazione, ecco i passaggi principali da seguire:
- Accedi al tuo account di Teams: Accedi al tuo account di Teams e clicca sulla sezione “Calendario” nella barra laterale sinistra.
- Crea una nuova riunione: Clicca sul pulsante “Nuova riunione” in alto a destra della schermata.
- Aggiungi i partecipanti: Inserisci i dettagli della riunione, come il titolo, l’ora e la data, e poi aggiungi i partecipanti esterni alla tua organizzazione. Puoi inserire i loro indirizzi email nella sezione “Partecipanti” e selezionare “Invita” per inviare loro un invito alla riunione.
- Condividi il link alla riunione: Dopo aver invitato i partecipanti esterni, devi condividere con loro il link alla riunione. Per fare ciò, clicca sull’opzione “Copia il collegamento alla riunione” e invialo ai partecipanti esterni tramite email o messaggio.
- Accedi alla riunione: Quando arriva il momento della riunione, tutti i partecipanti devono cliccare sul link della riunione per accedere alla riunione su Teams.
Ricorda che in alcuni casi potrebbe essere necessario impostare le autorizzazioni per consentire l’accesso a partecipanti esterni alla tua organizzazione. Assicurati di verificare le impostazioni di sicurezza prima di inviare l’invito alla riunione.
Cosa scrivere nella risposta automatica fuori sede?
Quando si inserisce il fuori sede su Teams, è importante creare una risposta automatica per informare i colleghi che non si è disponibili. Ecco i passaggi da seguire per scrivere una risposta automatica efficace:
1. Aprire Teams e cliccare sull’icona del profilo in alto a destra.
2. Selezionare “Impostazioni” e poi “Messaggi fuori sede”.
3. Attivare l’interruttore “Invia messaggio fuori sede”.
4. Scrivere un soggetto chiaro e conciso, ad esempio “Sono fuori sede”.
5. Inserire un messaggio che spiega quando si è fuori sede e quando si tornerà disponibili. Ad esempio: “Sono fuori sede dal 1° al 5 agosto e non sarò in grado di rispondere alle vostre email o ai messaggi su Teams. Tornerò disponibile dal 6 agosto e risponderò al più presto”.
6. Aggiungere informazioni utili come il nome di un collega di fiducia a cui rivolgersi in caso di emergenza o un indirizzo email alternativo per contattare.
7. Infine, salvare la risposta automatica.
Ricorda che una risposta automatica fuori sede ben scritta può aiutare a mantenere la comunicazione efficace con i colleghi e a evitare malintesi o ritardi nella risposta alle email e ai messaggi su Teams. Utilizza la formattazione HTML per evidenziare le informazioni più importanti come le date o i riferimenti di contatto.
Come impostare il fuori sede su Outlook?
Se sei fuori ufficio per qualche giorno o settimana, è importante impostare il fuori sede su Outlook per informare i tuoi colleghi che non sarai disponibile. Ecco i passaggi per farlo:
- Apri Outlook e clicca su “File” in alto a sinistra.
- Seleziona “Impostazioni account” e poi “Impostazioni account” di nuovo.
- Clicca sulla scheda “Fuori sede” e seleziona “Invia risposta automatica durante il periodo seguente”.
- Inserisci la data di inizio e fine del tuo periodo fuori sede.
- Scrivi il messaggio che vuoi far visualizzare ai tuoi colleghi quando ti contatteranno.
- Clicca su “OK” per salvare le modifiche.
Una volta impostato il fuori sede su Outlook, tutti i messaggi che riceverai verranno automaticamente notificati con il messaggio che hai inserito. È importante ricordare di disattivare il fuori sede una volta tornati in ufficio, per evitare di continuare ad inviare messaggi automatici ai tuoi colleghi.
Nota bene: Questa guida è specifica per Outlook e non per Teams. Se vuoi scoprire come impostare il fuori sede su Teams, consulta la nostra guida apposita.
Dove si trovano le impostazioni di Teams?
Per inserire un fuori sede su Teams, è necessario conoscere dove trovare le impostazioni dell’applicazione. Vediamo insieme i passaggi necessari:
- Accedi a Teams: prima di tutto, accedi all’applicazione Teams dal tuo dispositivo.
- Fai clic sull’icona del tuo profilo: una volta nella schermata principale di Teams, fai clic sull’icona del tuo profilo presente in alto a destra.
- Seleziona “Impostazioni”: dal menu a tendina che si apre, seleziona la voce “Impostazioni”.
- Scorri le impostazioni: nella schermata delle impostazioni, scorri verso il basso fino a trovare la voce “Fuori sede”.
- Imposta il messaggio di fuori sede: una volta trovata la voce “Fuori sede”, puoi impostare il messaggio che verrà visualizzato quando sei fuori sede su Teams.
- Salva le impostazioni: infine, ricorda di salvare le impostazioni per confermare le modifiche.
Ricorda che inserire un fuori sede su Teams è un’ottima pratica per informare i tuoi colleghi della tua assenza e della tua disponibilità limitata. Segui questi passaggi per impostare il tuo messaggio di fuori sede e goditi la tua assenza con la tranquillità di aver informato tutti i tuoi contatti.
